perjantai 1. huhtikuuta 2011

Emme saa luottaa liikaa IT-järjestelmien tehokkuuteen työläisen kustannuksella

Insinööriopiskelijat Olli-Jussi Sonni ja Ville Hämäläinen laativat insinööriopintojensa päättötyön yliopettaja Antero Putkirannan ohjauksessa. Työ valmistui 8.10.2009. Luin tuon opinnäytetyön vasta äskettäin illalla.

Insinööriopiskelijat tahtoivat parantaa toiminnanohjauksen perustyökaluilla Metropolin lukujärjestyksen laadintaprosessia. Tätä päämäärää varten he selvittivät toiminnanohjauksen käsitettä, prosessia ja suunnittelua sekä teoreettisesti että käytännöllisesti. Lisäksi tutkittavia kysymyksiä olivat palveluketju, strategia, strateginen ohjaaminen ja strategiset työkalut.

Syntyi suuri Metropoli

Tutkimuksen tarve syntyi luonnollisesti siitä, että Metropolia Ammattikorkeakoulu aloitti toimintansa elokuussa 2008, kun EVTEK ammattikorkeakoulu ja Helsingin ammattikorkeakoulu Stadia yhdistyivät Suomen suurimmaksi ammattikorkeakouluksi. Insinööriopiskelijoiden tutkielma toiminnanohjauksesta suurten fuusioiden yhteydessä on hyvin sovellettavana myös niihin lukuisiin haasteisiin, joita kuntien, seurakuntien tai yritysten liittymiset toisiinsa merkitsevät. Miten siis toiminnot luontevasti liittyvät toisiinsa?

Toiminnanohjauksella tarkoitetaan yrityksen tilaustoimitusketjun eri toimintojen ja tehtävien suunnittelua ja hallintaa. Sen avulla hallitaan tuotteita ja palveluita tuottavia resursseja ja prosesseja. Toiminnanohjaus perustuu ja lähtee liikkeelle yrityksen strategian ja tavoitekartoituksen perusteella. Insinööriopiskelijat kirjoittavat, että ”nykypäivänä lähes kaikkien yritysten toiminnanohjauksen selkärankana on toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP (Enterprise Resource Planning). ERP on tietojärjestelmä, joka kuvaa yrityksen toimintaa prosesseina, ja sen kohteena ovat yrityksen perustoiminnot, kuten hankinta, myynti, varastointi, tuotanto, jakelu ja laskutus”. Tässä kohta tuli pieni kriittinen murhe, että insinöörityössä oli kuitenkin varsin ohuesti ja lähes mainoksen tavoin kuvattu ERP ja siihen liittyvä tehokkuuskeskustelu. Liian usein ja liian keveästi on laskettu vain niitä sekunteja, joita kunkin työsuorituksen ja tehtävän läpäisy edellyttää. Ehkä jotakin tehokkuuslisää on saatu myös älykkäällä koordinoinnilla ja tietohallinnon avulla, mutta pääsääntöisesti aina on jätetty sivuun IT-kustannukset, jotka voivat olla huomattavasti suuremmat kuin saadut hyödyt.

Insinöörityössä ei tunnettu erästä seikkaperäisintä aiheeseen liittyvää suomenkielistä analyysiä: tein tuekilman tietoteknisen selvityshankkeen opintokokonaisuutta varten tietojenkäsittelyn koulutusohjelmassa Haaga-Helian ammattikorkeakoulussa. Selvitin toiminnanohjausjärjestelmän tuloksellisuuteen vaikuttavat tekijät venäläisessä liiketoiminnassa, mutta samat kysymykset ovat soveltuvin osin merkittäviä myös yleisemmin. Vielä tätäkin unohdusta vakavampi puute oli sivutta upea Suomessa tehty väitöskirja ERP-järjestelmistä ja tietohallinnon joustavuudesta sekä IT:n organisointitavoista: Risto Räty 2006, Liiketoiminnan ja informaatiotekniikan strategisen linjakkuuden vaikutus suuryritysten IT:n tehokkuuteen. Acta Universitatis Oeconomicae Helsingiensis A-284. Helsinki School of Economics.

PEST-analyysi

Insinöörityössä muistettiin sitä vastoin internetissä julkaisemaani erästä vaatimatonta artikkeliani, joka oli itse asiassa pieni osa liiketalouden opinnäytetyöni liitteestä (ei siis IT-alan) vuodelta 2004. Varsinaisesta opinnäytetyöstä olisi löytynyt myös ne monet muut kysymykset, joita insinöörit hahmottelivat tiiviisti ja hyvin selkeästi.

Hyvin pitkälle julkaisemani artikkelin varassa insinöörit tekivät päättötyöhön kuvauksensa PEST-analyysistä, joka tarkoittaa kohteen analyysiä poliittisessa ja lainsäädännöllisessä, taloudellisessa, sosiaalisessa ja kulttuurisessa sekä teknologisessa ympäristössä. Itse juuri nostin esille puheen myös PESTEL-analyysistä, jossa poliittiset ja juridiset tekijät ovat erotettu keskenään ja ympäristöasiat ovat saaneet oman lyhenteen. Kirjoittajat lainaavat melkein sanatarkasti tekstiäni. Insinöörit huomauttavat, että tuolla analyysilla halutaan selvittää toimintaympäristön vaikutusta yritykseen ja hahmottaa tulevaisuutta paremmin. Insinöörit kuvailevat myös poliittisten tekijöiden painoarvoa: hallituksen puuttumista politiikkaan, veropolitiikkaa, työvoimalakeja, infrastruktuuria jne. Olen tyytyväinen, että vanha artikkelini kelpasi lähtökohdaksi lopputyötä varten.

Taloudellisten tekijöiden joukkoa, talouskasvua, korkotasoa, valuuttakurssien heilahtelua sekä muita tekijöitä he määrittävät tiiviisti lähteittensä avulla. Sosiaalisiin tekijöihin kuuluvat kulttuuriset näkökulmat ja terveysasiat, väestön kasvu, ikäjakauma, urasuunnitelmat ja turvallisuus. Sosiaaliset suuntaukset vaikuttavat yrityksen tuotteiden kysyntään ja miten yritys toimii. Teknologisiin tekijöihin kuuluvat ekologiaan ja ympäristöön liittyvät näkökulmat, kuten T&K-toiminnan aktiivisuus, teknologian kannustimet ja teknologiamuutokset. Teknologiamuutoksilla voidaan vaikuttaa yrityksen kustannuksiin, laatuun ja innovatiivisiin ratkaisuihin. Ympäristötekijöihin kuuluvat muun muassa sää, ilmasto ja ilmastonmuutos, joka vaikuttaa eniten sellaisilla aloilla, kuin matkailu, maatalous ja vakuutusala. Näissä määritelmissään insinöörit käyttivät hyödyksi artikkeliani kahden tutkimuksen rinnalla. En kuitenkaan itse voi nähdä suurtakaan käyttöarvoa PEST-analyysillä itse toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisessä.

Insinöörit päätyivät hyvin järkevältä vaikuttavaan lopputulokseen, kun olivat selvittäneet työprosessien ongelmia: Päällekkäiset prosessit kuormittavat
henkilökuntaa tarpeettoman paljon, koska monet eri henkilöt voivat joutua tekemään
samaa prosessia moneen kertaan. Olen havainnut tuota samaa monessa muussakin yhteydessä. Prosessien linjakkuuden ja virtaviivaisuuden kehittäminen olisi se toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisprosessin suurin hyöty, jos jotakin hyötyä voidaan saavuttaa.

Liian usein toiminnanohjausjärjestelmät antavat vähemmän kuin lupaavat

Tunnustan siis erittäin hyvin, että fuusioissa tarvitaan toiminnanohjausprosessien tehokkuuden ja älykkyyden kehittämistä: on vaarana ja yleinen totuus, että yhteen pistetyt yhteisöt, kunnat ja yritykset eivät toimi pitkään aikaan monien ”yllättävien” ongelmien tähden parhaalla teholla. En kuitenkaan luottaisi liian paljon toiminnanohjausjärjestelmien suuriin lupauksiin.

Selvitin vuonna 2007 venäläisen tutkimusaineiston valossa keskustelua toiminnanohjausjärjestelmistä. Tietoyhteiskunta ei tuo sittenkään aina voittoa, vaan myös myös kustannuksia. Toiminnanohjausjärjestelmät ( ERP, Enterprise Resource Planning) ovat tietoteknisiä ohjelmistoja, joiden odotetaan tarjoavan yrityksille strategisia ja operatiivisia parannuksia (Аlаbušеv 2005). Julia Gravanova (2006b) kutsuu ERP- järjestelmää ”yrityksen hermokeskukseksi”, joka integroi talouden, tuotannon, markkinoinnin ja logistiikan tehtävät optimaalisesti suhteessa asiakkaisiin ja tavarantoimittajiin.

Motivaatiota toiminnanohjausjärjestelmien hyödyntämiseen riittää. Tekesin teknologiaohjelmaraportti (2006) esitteli lukuisia selvityksiä ja väitöskirjoja globalisoituvassa taloudessa toimivien yritysten uusista kaupankäyntitavoista, fyysisen materiaalivirran toteuttamisesta ja ohjaamisesta. Loppuraportin esipuheessa (TEKES 2006) painotettiin, että yritysten olisi hallittava kokonaisia arvoketjuja ja -verkostoja. Tekesin ( TEKES 2006, 117) loppuraportin johtopäätöksissä kiinnitti huomiota Itämeren alueen ja Baltian alueen lisääntyvään merkitykseen sekä Venäjän hyvin merkittävään rooliin. Tietotekniikan hyödyntäminen ja käyttöönotto tuottaa kuitenkin ”jopa yritystasolla - - vaikeuksia” (TEKES 2006, 177). KIA, venäläinen tutkimushanke (КIА 2001), määritti myös samansuuntaisesti ICT:n ja ERP järjestelmien tarpeet. Venäläisessä tutkimushankkeessa havaittiin kuitenkin, ettei valtaosa yrityksistä kykene kokoamaan informaatiota, jota saapuu B2B – suhteista.

ERP-teollisuus kertoo avoimesti onnistumisista. ERP- järjestelmien joustamattomuus on ollut yhtenä suurimmista moitteiden aiheista (К IА 2001; Grаvаnоvа 2005b; Räty 2006). Venäläiset tutkijat painottavat, että standardi- ERPin riski on huomattavasti suurempi kuin toimialaa varten kehitetyn järjestelmän (Матеriаl pоdgотоvlеn Коnsаlтing-Tsеnтrом "ŠАG" 2006).

Joustamattomuus on ongelma liiketoimintaympäristön nopeasti muuttuessa, vaikka toisaalla nopeiden muutosten tähden tulee yhä tärkeämmäksi ERP- järjestelmästä saatavat ajankohtaiset tiedot (Aleksei Nesterov, CRM.com.ua 2004). ERPin riskinä on saatujen tietojen epäselvä laatu: onko tieto luotettavaa, riittävän monipuolista ja onko se oikein painotettu (Аrтемеv 2003). Lyhyet verkostot eivät hyödy IT-perusteisesta integraatiosta ja ERPistä.

Tietotekniikan hyödyntämisen ja käyttöönoton ongelmat tulivat ilmi Erkki Rädyn (2006) väitöskirjassa. Hän arvioi Hendersonin ja Venkatramin esittämää mallia liiketoimintastrategian ja IT-strategian välisestä suhteesta. Sekä IT:n organisointitapa että IT-strategian ja liiketoimintastrategian linjakkuus näyttäisivät vaikuttavan keskeisesti IT:n tehokkuuteen (näin myös mm. КIА 2001; Кrаsnоpеrоv 2003; Котоv 2005; Lugаtšеv 2005). Muita länsimaisia tutkimuksia Räty täydensi havainnollaan tietohallinnon joustavuuden merkittävyydestä, IT-päätösvallasta ja IT:n organisointitavasta.

Gravanova (2005) huomauttaa asiakasyritysten valituksista: ohjelmat eivät palvele liiketoimintaa, järjestelmissä on toimintoja, jotka eivät vastaa tarpeita. Järjestelmät ovat hitaita eivätkä muokkaudu muuttuviin tarpeisiin. Myös yrityksen työntekijöiden valmennuksen ja konsultoinnin puutteet näkyvät IT-projektien epäonnistumisina (VОLPЕ 2005). Venäläiset tutkijat myöntävät konsulttien tärkeyden, mutta muistuttavat välittömästi, että konsultit eivät ole tae menestykselle. ”Konsultit tarjoavat mahdollisuuksia, mutta lopullinen päätös on johtajalla”, todetaan venäläisessä KIA 2001 –tutkimushankkeessa.

Suhde ohjelmistotoimittajan kanssa on pidempi kuin keskimääräinen avioliitto nykypäivänä. Myös eroprosessi voi osoittautua kalliiksi ja pitkäksi. Siksi projektiin täytyy suhtautua äärimmäisellä vakavuudella ja arvioitava kumppani tosi tarkkaan”. Avioliiton kaltaista suhdetta luo myös tuotteen migraatiorajoitteet. Usein IT-yritykset väittävät, että heidän tuotteensa ovat avoimia, mutta tulevaisuuden toisenlaiset migraatiomahdollisuudet saattavat tulla rajoitetuksi yhdellä ERPvalinnalla (Jordan & Silcock 2006, 206). Michael Pliss (CRM.com.ua 2004) moittii yleisesti tunnettua kohtaloa ERP- järjestelmästä elinikäisenä implementointina.

ERP- järjestelmien tehokkuus syntyy ratkaisevasti informaatioteknologian linjakkuudesta yrityksen päämäär ien kanssa. Yrityksellä tulee olla tällöin pitkän ajan strateginen suunnitelma (Grаvаnоvа 2005). BCG:n tutkimusten (Glinsкih 2003) mukaan vain yksi kolmannes on tyytyväinen ERPin toimintaan. Joka viidennes työntekijä kokee vaikeaksi työskennellä ERP-järjestelmän kanssa. Järjestelmä aiheuttaa koulutuskuluja yrityksille. Työmäärä saattaa lisääntyä. Järjestelmä saattaa verottaa erityisesti taitavan työvoiman resursseja (Grаvаnоvа 2005b). Edes kalliit järjestelmät eivät takaa hyvää tulosta. Yritysten ainutlaatuisuus tuottaa ongelmaa ERP- järjestelmien hyödyntämisessä (Grаvаnоvа 2005; Grаvаnоvа 2006). Ongelmat syntyvät erityisesti kyvyttömyydestä johtaa projektien laatua (Grаvаnоvа 2005). ERP ei tarjoa riittäviä analyysin välineitä eikä se tue riittävästi päätöksentekoa ja portfolion johtamista (Glinsкih 2003; Sтоlbоv, Кljuеv & Fеdоsееv 2005).

Edeltäneissä tutkimuksissa ja omassa selvityksessäni kävi hyvin ilmi, että työntekijöiden näkökulma ja vuorovaikutus johtajan kanssa eivät saa unohtua missään ns. IT-perusteisessa uudistusprosessissa. Menestys on aina työntekijöiden osaamisessa ja työilossa. Jos työläinen tapetaan ylimielisyydellä ja haluttomuudella kuunnella, kalliit hankkeet tappavat pahimmassa tapauksessa itse yrityksenkin. Aina ja aina pitäisi kuunnella työntekijäporrasta, jos jotakin uudistusta tahdotaan. Se ei ole vain poliittinen vakaumuksellinen lähtökohta, vaan se on tutkimuksellisesti hyvin perusteltavissa oleva lähtökohta.

Ks. seikkaperäisemmin ja em. kirjallisuustiedot




- - - -

No comments in my blog, but you can find my phone number GSM +358 44 322 2661 or my email juhamolari-ÄT-gmail.com (см. -ÄT- = @). You can discuss with me in Facebook

Юха Молaри: Домашняя страница – Juha Molari: Homepage http://personal.inet.fi/business/molari/

Юха Молари: Пресс-Портрет (YANDEX)

СМИ и Юха Молaри (коллекция)